Bright Answers

Bright Answers biedt branchespecifieke ICT oplossingen en maatwerk aangepast op jouw bedrijfsvoering. Wij helpen bedrijven op het gebied van:

Zaakgericht werken – een heilige graal of een logische ontwikkeling?

Dit artikel is gepubliceerd op: 16-02-2016

Zaakgericht werken. Twee woorden die samen de halve IT-wereld bezighouden, als het niet meer is. Als we de IT moeten geloven, moet iedereen aan zaakgericht werken. Zelf vinden we het niet zo revolutionair als veel IT-bedrijven ons willen doen geloven. Wij zijn ervan overtuigd dat de meeste medewerkers al taak- en zaakgericht werken. Dat deden ze ook al toen er nog geen computers bestonden. Je hebt een bepaalde hoeveelheid taken, zaken en/of klussen af te handelen. En omdat medewerkers (gebruikers van applicaties) steeds centraler komen te staan, bepaalt hun manier van werken steeds meer de wijze waarop applicaties ingericht en ontworpen worden. Die werkwijze wordt steeds meer proces- en zaakgericht. IT-leveranciers begrijpen dat en noemen het zaakgericht werken. Toch houdt het ook onze opdrachtgevers bezig. Is onze software wel optimaal ingericht? Zijn we wel zaakgericht bezig? Moeten we onze software aanpassen? Op die vragen willen we in dit artikel antwoord geven.

Wat is zaakgericht werken

De term zaakgericht werken is natuurlijk niet nieuw. Tegenwoordig wordt het als IT-term opgevat. In feite hangt de term samen met procesgericht werken. Het zaakgericht werken en de groeiende populariteit ervan als IT-term zien we vooral ontstaan in kennisintensieve organisaties en bedrijven, vooral bij de overheid. Een zaak wordt beschouwd als een samenhangende hoeveelheid werk met een concrete aanleiding en concreet verwacht eindresultaat, waarvan de voortgang en kwaliteit bewaakt moet worden. Denk aan vergunningaanvragen, bezwaarprocedures en uitkeringsaanvragen bij gemeenten. Aan controles van jaarrekeningen bij accountants. En aan het afhandelen van reparatieverzoeken, het toewijzen van woningen en het afhandelen van klachten bij woningcorporaties.

Als we inzoomen op zaakgericht werken als IT-term, spreken leveranciers van software meestal over het faciliteren van het afhandelen van specifieke zaken en/of taken. Doel daarvan: zaken sneller en beter af kunnen afhandelen. Softwareoplossingen bevatten vaak drie hoofdonderdelen: dossieropbouw, workflowmanagement en samenwerkmogelijkheden.

Zaakgericht werken als IT-term is eigenlijk een logisch gevolg van technologische vooruitgang en de behoefte van de markt om zaken beter en sneller af te handelen.

Bundelen van technologische ontwikkelingen en functionaliteiten

De weg naar zaakgericht werken in de IT begon met documentmanagementoplossingen en werden later gecombineerd met workflowfunctionaliteiten. Met documentmanagementsystemen werd het mogelijk de postontvangst te digitaliseren. Dat maakte de weg vrij naar volledige digitalisering en papierloos werken. Langzamerhand werden workflowsystemen in documentmanagementsystemen geïntegreerd. Zo kon ontvangen post in hetzelfde systeem afgehandeld worden. In de loop der jaren ontdekten klanten van verschillende leveranciers van documentmanagementsystemen de behoefte om de focus van documentmanagement te verplaatsen naar proces- en zaaksondersteuning. Dossiers en documenten begonnen de informatiebasis te vormen voor het via hetzelfde systeem afhandelen van concrete acties en taken. Eén van de eerste leveranciers die het over zaakgericht werken begon te hebben, was Decos. Decos was al langer marktleider op het gebied van documentmanagement. Haar documentmanagementsysteem veranderde in korte tijd naar een zaakgericht workflowsysteem.

Decos is een van de leveranciers die succesvol verschillende functionaliteiten en technologische ontwikkelingen ten behoeve van digitale dossiervorming hebben samengevoegd tot een zaakgericht informatiesysteem. Later sprongen ook andere IT-bedrijven in op die behoefte in de markt. Tegenwoordig bieden nagenoeg alle grotere softwareleveranciers oplossingen voor zaakgericht werken.

IT-oplossingen voor zaakgericht werken hebben de volgende functionaliteiten en eigenschappen met elkaar gemeen:

  • Dossieropbouw en documentmanagement;
  • Archivering;
  • Workflowmanagement: bewaking van voortgang en kwaliteit van afhandeling van zaken;
  • Collaboration: samenwerkmogelijkheden voor medewerkers door delen van informatie, centrale dossiers, taaktoewijzing en werken in de cloud;
  • Koppelingen met andere applicaties.

Sommige leveranciers voegen daar nog de volgende mogelijkheden aan toe:

  • Timemanagement;
  • Projectmanagement;
  • Contractmanagement.

Zwaartepunt van papierloos werken naar workflowmanagement – de voordelen van zaakgericht werken

In de afgelopen jaren verplaatste het zwaartepunt van documentmanagement naar workflowmanagement. De techniek voor digitalisering van post en documenten heeft zich verder ontwikkeld en dataopslag is veel goedkoper geworden. Door documentmanagement en workflowmanagement in één systeem optimaal te combineren, werden IT-oplossingen voor zaakgericht werken mogelijk. Maar wat kun je nu eigenlijk met zaakgericht werken?

Verbetering dienstverlening

Het bevordert een uniforme werkwijze op basis van standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie. Doordat alle informatie over een zaak wordt gekoppeld aan die zaak en voor iedere betrokkene beschikbaar is, kunnen medewerkers beter samenwerken en bevordert het de transparantie richting klanten, inwoners of bedrijven. Door informatie en systemen te koppelen aan een digitaal loket, kunnen burgers of klanten de voortgang en afhandeling eenvoudiger en beter volgen. Doordat alle dossiers en informatie digitaal beschikbaar zijn en gekoppeld kunnen worden met andere systemen, wordt de kans op fouten kleiner.

Snellere en efficiëntere afhandeling

Met automatische bewaking en sturing op doorlooptijden, kunnen zaken sneller afgehandeld worden. Ook integratie van kanalen (post, balie, telefoon, mail en website) en integratie in de keten (uitwisseling informatie met andere systemen en organisaties) bevorderen de afhandelingssnelheid.

Verbeteringen in bedrijfsvoering

Systemen beschikken meestal over uitgebreide managementrapportages en analysemogelijkheden. Dat biedt mogelijkheden om de bedrijfsvoering in vele opzichten te verbeteren. Door het systeem te integreren of te combineren met contractbeheer- en management kan ook de inkoop van een organisatie verbeterd worden.

Verbetering informatiepositie

In het algemeen verbetert zaakgericht werken op basis van digitale dossiers en koppeling met systemen de informatiepositie van een organisatie. Op gemeentelijk niveau zou een zaakgericht systeem kunnen bijdragen aan de effectievere en betere handhaving van overtredingen. Je hebt simpelweg meer zicht op meldingen, overtredingen en afhandeling van bezwaren en vergunningaanvragen.

Zaakgericht werken met Bright Answers

Een professionele organisatie richt haar processen optimaal in en stemt daarop de IT-behoefte af. Niet andersom. Is jouw organisatie zaak- en procesgeoriënteerd? Maar sluit de informatievoorziening nog niet volledig aan op die werkwijze of heb je behoefte aan meer efficiency in die aanpak? Dan kun je gaan denken aan specifieke software voor dossierbeheer en workflowmanagement.

Innovatieve en slimme oplossingen bedenken is wat ons drijft. Zo leveren wij webapplicaties die zaakgericht werken in specifieke organisaties ondersteunen. Bijvoorbeeld voor het afhandelen van reparatieverzoeken en andere processen bij woningcorporaties. Deze applicaties kunnen eenvoudig gekoppeld worden aan andere bedrijfsapplicaties.

Ben je nieuwsgierig geworden naar onze bright answers voor jou? Maak dan snel een afspraak voor een vrijblijvende kennismaking met ons bedrijf.


Andere artikelen over Gemeente

Andere artikelen over Trends 2016

Andere artikelen over Innovatie

Andere artikelen over Woningcorporatie


 

Reacties

Er zijn nog geen reacties.

 

Plaats nieuwe reactie

Velden met een gemarkeerd met een * zijn verplicht.
 
 
 
­