In dit interview heeft onze partner Itris de voordelen van zaakgericht werken voor woningcorporaties al goed beschreven. Recente veranderingen in corporatieland en andere trends nopen corporaties tot veranderingen in hun bedrijfsvoering. Nieuwe regelgeving, waaronder de nieuwe Woningwet en de verhuurdersheffing, zorgen ook voor financiële druk. Corporaties moeten meer doen met minder geld. Dat heeft niet alleen effect op de bedrijfsvoering. De veranderingen maken herziening van strategieën en beleid nodig. In die turbulente tijd gingen al veel corporaties aan de slag met zaakgericht werken. Deze manier van werken ondersteund door goede software helpt woningcorporaties om efficiënter, klantgerichter en kwalitatief beter te werken. Dit levert kostenbesparingen op, maar zorgt ook voor meer transparantie richting huurders en ketenpartners. Commercieel directeur van onze partner Itris, Pim Kamstra, illustreert dit als volgt: ‘Zaakgericht werken is in eerste instantie uitgewerkt voor gebruik binnen een organisatie in combinatie met dienstverlening aan burgers en samenwerking met bedrijven en partners. Corporaties passen precies in dat plaatje. De afhandeling van verzoeken als huuropzegging, sociale klachten, reparatieverzoeken en debiteurenincasso kunnen uitstekend zaakgericht worden ingericht. In plaats van complex en objectgericht zorgt de nieuwe werkwijze voor transparantie, kwaliteit en efficiency in de afhandeling van deze verzoeken.’

Bright Answers en Itris hebben in <jaartal> de krachten gebundeld om voor woningcorporaties nog betere software te maken, waarmee zij de veranderingen in hun bedrijfsvoering de baas kunnen. De basis voor deze samenwerking is en blijft het primaire processysteem Viewpoint, dat volledig via de browser werkt (webbased). Daarmee kunnen corporaties alle standaardprocessen snel, correct en gebruiksvriendelijk afhandelen. Samen met Bright Answers heeft Itris in Viewpoint ook zaakgericht werken ingericht. Daarvoor wordt Viewpoint gecombineerd met onze Appbuilder . Met de Appbuilder hebben wij klantportalen ingericht die als schil om de front-, middle- en backoffice van Viewpoint werkt.  De Appbuilder zorgt onder water ook voor alle koppelingen met Viewpoint-data en andere applicaties.

Het grote voordeel en de toegevoegde waarde van deze unieke combinatie is dat het zaakgericht werken nog beter ondersteund wordt. Medewerkers hebben realtime inzicht in allerlei operationele zaken, zoals voortgang van reparatieverzoeken, de oplevering van huurwoningen, betalingsachterstanden en huuropzeggingen. Ze biedt ook toegevoegde waarde bij het managen van nieuwbouwprojecten of grote renovatieprojecten. En omdat prestatieafspraken met gemeenten steeds belangrijker worden, beschikken corporaties met onze producten over actuele en accurate gegevens om de prestaties met gemeenten te delen.

Met de Appbuilder is het zelfs mogelijk om een webtoepassing of webapp te bouwen waarmee corporaties gemeenten direct inzicht kunnen geven in de afspraken en de prestaties. 

De voordelen van zaakgericht werken kunnen goed geïllustreerd worden aan de hand van een voorbeeld. Door een huuropzegging als een zaak te behandelen, kun je allerlei handelingen en communicatiemomenten slimmer, sneller en efficiënter afhandelen. We laten meteen zien in welke fases en hoe Viewpoint en de Appbuilder die zaak en de processen ondersteunen.

Met het huurdersportaal kunnen huurders een opzegging doorgeven. Die opzegging wordt dan automatisch verwerkt in Viewpoint. De opzegging zet vervolgens meteen een aantal zaken in gang. Bijvoorbeeld het stopzetten van een automatische incasso. Maar ook voorbereidingen om een inspectie van de woning te laten doen. Een inspecteur kan met onze inspectieapp op zijn smartphone of tablet de woning gaan inspecteren. Door de koppeling met Viewpoint (of met een andere primair processysteem zoals Centrics Key2Wocas) heeft de inspecteur alle gegevens van de huurder en de woning bij de hand. De bevindingen van de inspectie verwerkt hij in de app en worden vervolgens automatisch verwerkt in het primaire systeem. De huurder ontvangt de getekende versie in zijn mailbox. In het geval dat de huurder nog werkzaamheden moet verrichten voor de oplevering, kan de huurder dat zelf doen of door de corporatie laten uitvoeren. In het laatste geval komt ons aannemersportaal om de hoek kijken. De inspecteur of iemand van de backoffice kan daarmee een werkopdracht aanmaken. De handeling kan naar wens zo ingericht worden dat iemand dat via het primaire systeem (Viewpoint) of via de app afhandelt. In beide gevallen wordt alle informatie tussen onze software en Viewpoint uitgewisseld. De door de corporatie geselecteerde aannemers kunnen via hun omgeving de voor hen bestemde werkbonnen inzien en inplannen. Dat wordt weer  teruggekoppeld aan de corporatie. Na afloop van de werkzaamheden meldt de aannemer de werkzaamheden af en krijgt de inspecteur een melding dat hij de eindinspectie kan gaan doen. Na de eindinspectie worden de afspraken over borg, kosten en definitieve opleveringsdatum geregistreerd en uiteraard weer in Viewpoint (automatisch) verwerkt. Zo kan automatisch, snel en foutloos de eindafrekening voor de vertrekkende huurder worden opgesteld. Parallel aan deze processen is de woning inmiddels gepubliceerd op de woningaanbodpagina van de gemeente en/of corporatie zodat nieuwe huurders zich kunnen melden. Daarvoor hebben we de woningaanbodmodule ontwikkeld. Ook die wordt gekoppeld aan Viewpoint of een ander primair systeem. Informatie wordt snel en eenvoudig uitgewisseld, zodat medewerkers zo weinig mogelijk handelingen hoeven uit te voeren om de woning weer snel verhuurd te krijgen aan de huurder die voor de woning in aanmerking komt.

In Viewpoint kan deze huuropzegging als zaak nauwgezet gevolgd worden. Dit levert bovendien betrouwbare managementinformatie op over doorlooptijden en andere relevante prestaties.

Itris en Bright Answers hebben samen veel ervaring opgedaan met de implementatie van zaakgericht werken en van onze software bij corporaties. We zijn een effectief team dat met onze software zorgt voor veel besparingen en stroomlijning van processen bij woningcorporaties. Ook huurders en medewerkers profiteren van onze software die leidt tot meer transparantie en interactiviteit. Kortom: Itris en Bright Answers versterken elkaar en stellen woningcorporaties in staat om alle veranderingen de baas te zijn en om met succes zaakgericht werken te hanteren. 

Corporaties die al met Viewpoint werken maar nog niet beschikken over een koppeling met de Appbuilder profiteren dus nog niet van de synergie tussen onze software. Wil je weten welke voordelen we bij jouw corporatie kunnen realiseren, neem dan snel contact op voor een vrijblijvende demonstratie.