Omdat het gebruik van social media diverse voordelen met zich meebrengt, is tegenwoordig bijna ieder bedrijf actief op netwerken als Facebook, Twitter, Instagram en noem het maar op. Dit is een positieve ontwikkeling in vele opzichten, maar het gebruik van social media kan ook gevaarlijk zijn voor jouw bedrijf.

Ben je benieuwd waarom het gebruik van social media ook negatief kan uitpakken en wat je kunt doen om de risico’s van het gebruik van social media te beperken? Lees dan in dit artikel welke gevaren er aan het gebruik van social media kleven en hoe je deze risico’s voor jouw bedrijf kunt beperken. Zeker als je al bedrijfsmatig actief bent op social media of als je van plan bent om een zakelijk account aan te maken voor jouw woningcorporatie, wordt aangeraden dit artikel goed door te lezen.

Het gebruik van social media brengt vele kansen met zich mee, maar het inzetten van social media netwerken kan ook gevaren met zich meebrengen. Om je een duidelijk beeld te geven van de gevaren van social media, lees je in onderstaande alinea’s wat de belangrijkste risico’s zijn van het inzetten van social media netwerken voor de communicatie namens jouw bedrijf.

De berichten die je namens jouw bedrijf op social media zet kunnen jouw bedrijf maken, maar de berichten kunnen je bedrijf ook breken. Zet je een leuk bericht op Facebook dat door een grote groep volgers positief wordt ontvangen, dan heeft dit een positieve invloed op jouw imago. Zet je een bericht op Facebook dat iets minder positief wordt ontvangen door jouw volgers, dan is er altijd wel sprake van een bepaalde vorm van imagoschade. Deze imagoschade kan beperkt zijn (mensen nemen jouw bedrijf niet meer zo serieus, mensen maken grapjes over je post of mensen beginnen een discussie over de inhoud van de post), maar de schade kan ook groot worden. Plaats je bijvoorbeeld een bericht dat niet goed valt en wordt dit bericht vele malen gedeeld en zelfs door nieuwswebsites geplaatst? Dan is de schade niet te overzien.

Naast het risico dat je reputatieschade lijdt op social media, is het ook mogelijk dat de inzet van social media negatief kan uitpakken door het per ongeluk delen van vertrouwelijke informatie op een social media netwerk. Zeker als meerdere medewerkers gebruik maken van social media om namens het bedrijf te posten en niet iedereen op de hoogte is van het social media beleid, heb je het risico dat er een keer iets gedeeld wordt dat eigenlijk niet geplaatst had mogen worden. Wordt er hierdoor iemand (bijvoorbeeld een klant) benadeeld, dan kan dit helemaal verkeerd uitpakken voor jouw bedrijf.

Over het algemeen zijn social media netwerken erg goed beveiligd, maar het kan toch voorkomen dat er iemand in jouw account kan komen en op deze manier aan allerlei vertrouwelijke bedrijfsinformatie kan komen. De inzet van social media brengt diverse kansen met zich mee, maar het inzetten van social media kan ook IT-beveiligingsrisico’s met zich  meebrengen die je zeker in je achterhoofd moet houden als je de social media netwerken gebruikt.

Heb je je verdiept in de diverse gevaren van social media, maar wil je deze digitale communicatiemiddelen toch gebruiken om in contact te blijven met jouw doelgroep? Gebruik dan in ieder geval onderstaande vijf tips om de gevaren van social media zo veel mogelijk uit de weg te gaan. Dat er risico’s aan het gebruik van social media kleven betekent niet dat je deze communicatiemiddelen niet zakelijk in kunt zetten, maar het betekent wel dat je goed op moet letten wat je precies wel en niet doet bij het inzetten van social media.

In een social media beleid staat niet alleen wat je wel mag delen op social media, maar ook wat je absoluut niet mag delen op Twitter, Facebook, Instagram en andere social media netwerken. Door duidelijke regels op te stellen, hebben medewerkers een duidelijk beeld van wat wel en wat niet mag. Daarnaast krijgen medewerkers een richtlijn voor het inzetten van social media, waardoor het plaatsen van goede posts voor hen alleen maar gemakkelijker wordt.

Veel medewerkers hebben niet in de gaten wat een klein bericht op Twitter, Facebook of Instagram met het imago van het bedrijf kan doen. Door medewerkers bewust te maken van het effect van een negatief bericht op social media, zorg je ervoor dat medewerkers beter nadenken over de berichten die ze online zetten. Dit betekent dat negatieve berichten sneller als zodanig erkend worden en er minder imagoschade ontstaat door verkeerde berichten op social media netwerken.

Veel mensen hebben één account op social media en gebruiken dit account voor zowel zakelijke als privé-berichten. Om het ontstaan van imagoschade voor het bedrijf te voorkomen, is het beter om één zakelijk account op te zetten en een apart account te gebruiken voor posts in de privésfeer. Willen medewerkers liever niet meerdere accounts gebruiken, dan kun je hen vragen hun pagina’s af te schermen. Dit betekent dat alleen volgers, vrienden en connecties hun berichten kunnen zien en eventuele imagoschade beperkt blijft als er een negatief bericht wordt geplaatst.

Er zijn verschillende workshops ontwikkeld om het verantwoordelijk omgaan met diverse social media netwerken te stimuleren. Heb jij het idee dat jouw medewerkers wat extra sturing nodig hebben bij het gebruiken van social media namens het bedrijf? Dan is het zeker een goede investering om jouw medewerkers een workshop te laten volgen, want tijdens de workshop leren ze precies wat wel en wat niet te delen op social media. Een bedrijf die bedrijven hierin kan sturen is bijvoorbeeld Maatwerk Online. 

Misschien is het erg handig om meerdere medewerkers namens het bedrijf te laten posten, maar dit kan ook negatief uitpakken. Meerdere medewerkers kunnen inderdaad meer berichten plaatsen samen en hun creativiteit delen voor de beste berichten, maar het controleren van de inhoud wordt op deze manier wel lastiger. Wil je de risico’s van het gebruik van social media beperken en wil je het gebruiken van social media zo veel mogelijk controleren, dan wordt aangeraden niet te veel mensen toegang te geven tot de zakelijke accounts.

Omdat deze tip zo belangrijk is voor zakelijk succes op social media, lees je iets meer over deze laatste tip in onderstaande alinea.

Zoals al eerder vermeld, is het niet verstandig om iedereen van het bedrijf zomaar toegang te geven tot de social media accounts van de organisatie. Wil je controle uitvoeren over de geplaatste berichten en wil je voorkomen dat er een negatief bericht geplaatst wordt, dan is  het beter om een strenge selectie te maken bij het kiezen van mensen die toegang krijgen tot jouw accounts.

Over het algemeen wordt aangeraden om enkel mensen met een communicatie- of marketing-achtergrond toegang te geven tot de social media netwerken van het bedrijf. Mensen die communicatie of marketing hebben gestudeerd of in deze vakgebieden werkzaam zijn, hebben namelijk al meer verstand van het verstandig inzetten van social media en weten bovendien beter hoe de social media websites precies werken. Verder wordt aangeraden alleen mensen toegang te geven die een social media cursus of workshop hebben gevolgd of die precies weten wat er in het social media beleid staat. Op deze manier weet je namelijk zeker dat de richtlijnen in de cursus, de workshop en/of het beleid worden gevolgd en dat er niets fout kan gaan op social media.

Aan de slag met social media

Hanteer je bovenstaande tips voor het verstandig inzetten van social media, dan weet je zeker dat je van de vele voordelen van deze netwerken profiteert zonder jouw bedrijf in gevaar te brengen. Dit betekent dat je van de kracht van social media profiteert, zonder dat deze kracht jouw bedrijfsimago kan schaden.