Door de modale digitalisering van de afgelopen jaren hebben organisaties veel meer mogelijkheden gekregen om diverse processen te standaardiseren en op deze manier efficiëntieverbeteringen door te voeren. Zo zijn er niet alleen meer hulpmiddelen om efficiëntieverbeteringen door te voeren, maar zijn deze middelen bovendien erg toegankelijk geworden door de jaren heen. Waar voorheen alleen de meest innovatieve organisaties gebruik konden maken van de hulpmiddelen voor efficiëntieverbeteringen, is dit tegenwoordig dan ook helemaal anders. Zo is het voor iedere organisatie op dit moment mogelijk om gebruik te maken van de vele kansen van digitalisering om de eigen bedrijfsvoering te verbeteren.

Het ServicePunt van Bright Answers is een goed voorbeeld van een hulpmiddel dat actief bijdraagt aan het verbeteren van de efficiëntie van organisaties door gebruik te maken van nieuwe mogelijkheden door digitalisering. Het ServicePunt van Bright Answers bestaat uit diverse portalen, die stuk voor stuk ingezet kunnen worden door woningcorporaties over het gehele land om de bedrijfsvoering te verbeteren. Een niet uitputtend overzicht van portalen die deel uitmaken van het ServicePunt, zijn de volgende:

1. Het huurdersportaal
2. De module voor het woningaanbod
3. De module voor reparatieverzoeken
4. De applicatie voor (woning)inspecties
5. Het portaal voor deurwaarders
6. Het portaal voor aannemers
7. De module met kennisbank
8. De module voor intranet

Meer over de diverse portalen of suites, lees je in onderstaande alinea’s.  

Of je nu een grote hoeveelheid huurders en woningzoekenden hebt of juist wat minder groot bent: goede, professionele en eenduidige communicatie met klanten en woningzoekenden is erg belangrijk. Om het communiceren met klanten en woningzoekenden eenvoudiger te maken en het proces efficiënter te maken, heeft Bright Answers een huurdersportaal ontwikkeld. Het huurdersportaal is een interactief portaal voor al het contact met huurders en woningzoekenden. Zo bestaat het portaal uit een eenvoudig te gebruiken webinterface, waar gebruikers onder andere de persoonlijke gegevens kunnen bekijken en aanpassen. En omdat deze aanpassingen ook direct worden doorgevoerd in het primaire systeem, wordt het proces optimaal ingestoken voor het hoogste niveau van efficiëntie.

Andere acties die huurders in het portaal kunnen ondernemen, is het bekijken van rekeningen, het betalen van rekeningen en het controleren van de status van een ingediend (reperatie)verzoek. In plaats van al deze acties door middel van telefonisch of digitaal (e-mail) contact met de klant af te handelen, neem je dus eigenlijk een schakel weg in de communicatieketting en maak je het proces eenvoudiger. Geen administratieve rompslomp en de bijbehorende irritaties, maar een efficiënt proces door gebruik te maken van de kansen van digitalisering. Bovendien bespaar je op uren die nodig zijn om met klanten te communiceren en de administratie hiervan.

Zeker als je veel woningen in het woningaanbod hebt, vaak nieuwe woningen toe moet voegen of regelmatig andere aanpassingen door moet voeren in het woningaanbod, kan het up-to-date houden van het woningaanbod veel tijd in beslag nemen. Om tijd te besparen, kun je het proces eenvoudiger maken door gebruik te maken van de module voor het woningaanbod van een corporatie. Met de zogeheten woningaanbod module kun je het totale aanbod vastgoed namelijk realtime en op een gebruiksvriendelijke manier tonen op de website, maar ook eenvoudig aanpassen. Of je nu sociale huurwoningen aanbiedt of juist een groot aanbod garages, parkeerplaatsen, bedrijfspanden of gerenoveerde woningen hebt: het volledige aanbod kan op een professionele, overzichtelijke en aantrekkelijke manier gepresenteerd worden met de woningaanbod module.

Daar komt nog bij dat de woningaanbod module niet alleen de mogelijkheid biedt om het woningaanbod op een duidelijke manier te tonen, maar dat de module gebruikers ook de mogelijkheid geeft om eenvoudig te zoeken in het aanbod, te filteren op basis van prijs of wijk en te reageren op een woning die bij hun voorkeuren aansluit.  

Als je een groot aantal woningen hebt, komt het regelmatig voor dat klanten contact opnemen om een probleem door te geven. Benchmark gegevens hiervoor zijn dat er ongeveer 2 klachten per woning per jaar worden gemeld. E.e.a. natuurlijk afhankelijk van de staat van onderhoud van het woningbezit. Verwerk je reparatieverzoeken op de traditionele manier, dan ben je veel tijd kwijt met het verwerken van de reparatie, het inschatten van de arbeidstijd van een reparatie en het inplannen van de werkzaamheden rondom de reparatie. Maak je handig gebruik van de digitalisering en de ICT trends die bij deze digitalisering komen kijken, dan hoeft het verwerken van een reparatie helemaal niet zo lastig te zijn.

Door gebruik te maken van de module voor reparatieverzoeken van Bright Answers, kunnen klanten namelijk hun eigen reparatieverzoek indienen. Dit gebeurt niet telefonisch of per e-mail, maar eenvoudig via het internet. De klant wordt op een eenvoudige en visuele manier door een beslisboom geleid om de juiste klacht te melden. Bij een klacht kunnen tevens foto’s toegevoegd worden, zodat de verantwoordelijke werknemer eenvoudig kan inschatten hoe lang een reparatie gaat duren. Vervolgens worden de reparaties direct toegevoegd in het primaire systeem, waar mensen aan de reparatie gekoppeld kunnen worden om het probleem op te lossen. Kortom: een gedigitaliseerd proces, dat naast gebruiksgemak voor de klant ook voor efficiëntie op de werkvloer zorgt.  

Wie het proces rondom mutaties en woninginspecties zo efficiënt mogelijk wil maken, kan gebruik maken van de inspectiemodule. Deze applicatie wordt ook wel de Inspectie App genoemd en betreft een applicatie die ontwikkeld is voor het op eenvoudige wijze uitvoeren van diverse soorten inspecties. Zo geeft de applicatie ten eerste de mogelijkheid om de opzichter op een tablet (online en offline) te laten beschikken over de relevante informatie van de inspectie, die rechtstreeks uit het primaire systeem van de corporatie komt. Daarnaast kunnen de opzichter en de huurder na de inspectie hun handtekening plaatsen onder het inspectierapport, dat hierna aan het systeem wordt toegevoegd en op deze manier meteen afgehandeld is. En wil de huurder een kopie van het inspectierapport? Dan wordt automatisch met de Inspectie App naar zijn of haar mailbox verstuurd.

Er kunnen tot maar liefst 7 inspectietypen aangemaakt worden, bijvoorbeeld voorinspectie, eindinspectie, nieuwe verhuring enz. Daarnaast kunnen woningcartotheek gegevens opgehaald worden, sociale meldingen gedaan worden. Kortom: alle processen rondom het inspecteren van een woning worden samengevoegd en eenvoudiger gemaakt, zodat de efficiëntie van het proces hoger wordt.

Wie samenwerkt met andere partijen, heeft doorgaans te maken met een extra communicatiestroom binnen het bedrijf. Om de communicatiestroom met deurwaarders zo effectief mogelijk in te steken, kun je gebruik maken van het interactieve portaal voor deurwaarders. Dit portaal geeft de mogelijkheid voor deurwaarders om zelf dossiers in te zien, zodat zij bijvoorbeeld meer inzicht hebben in de laatste mutaties in de rekening courant van een bepaalde huurder.

Waar zij voorheen contact met de medewerkers van de corporatie op moesten nemen om deze informatie te krijgen, zorgt het portaal voor deurwaarders ervoor dat het communiceren met de front-office van de corporatie niet langer nodig is. En dit is niet alleen handiger voor de deurwaarders en de medewerkers van de front-office, maar ook zeker voor de klant die op deze manier meer aandacht kan krijgen van de medewerkers.

Naast deurwaarders, werken woningcorporaties ook veelvuldig samen met aannemers. Om het contact met aannemers gemakkelijker te maken en het proces efficiënter in te steken, is het portaal voor aannemers ontwikkeld. In dit online portaal krijgen aannemers de mogelijkheid om werkopdrachten online af te handelen, waarbij zij precies zien welke werkbonnen er voor hen klaar staan. En werk je met diverse aanbieders, omdat je bijvoorbeeld woningen aanbiedt in diverse steden? Dan kun je een werkbon automatisch laten toekennen aan de juiste aannemer, zodat het aannemerstraject efficiënter ingestoken wordt.  

Om ervoor te zorgen dat klanten altijd op de beste manier geholpen worden, eenduidig geholpen worden en bovendien altijd het juiste antwoord op hun vragen kunnen krijgen, kun je gebruik maken van de kennisbank module. Klanten kunnen de kennisbank gebruiken om antwoorden op standaard vragen op te zoeken in de database door middel van een eenvoudige zoekmachine, maar ook met behulp van een ABC of trefwoorden en begrippen.

Een groot voordeel van de kennisbank is het feit dat niet alleen klanten ondersteund worden met dit hulpmiddel, maar ook klantenservice medewerkers ontlast worden van een deel van hun werkzaamheden. Staan de antwoorden op standaard vragen namelijk in de database, dan kunnen klanten met eenvoudige vragen eenvoudig op die manier geholpen worden. Klanten die wat meer ingewikkelde vragen hebben of persoonlijke hulp nodig hebben, kunnen vervolgens geholpen worden door de gespecialiseerde klantenservice medewerkers. En omdat deze medewerkers door de kennisbank meer tijd overhouden om andere klanten te helpen, kan er meer service geboden worden.  

De tijd dat intranet enkel een opslagplaats was voor organisatie gerelateerde bestanden, is helemaal voorbij. Zo fungeert intranet tegenwoordig niet alleen als opslagplaats voor documenten, maar ook als communicatiemiddel voor medewerkers onderling. Maak je op een slimme manier gebruik van de trends en ontwikkelingen door digitalisering, dan kies je voor de intranet module van Bright Answers. Deze module geeft je namelijk niet alleen de mogelijkheid om het intranet uit te breiden met diverse functies, maar maakt ook het aanpassen van gegevens eenvoudiger. Door de processen rondom het intranet eenvoudiger en efficiënter te maken, voorkom je dat webbeheerders uren bezig zijn met het veranderen van gegevens.