De huidige website van de gemeente Rotterdam en de vormgeving ervan stammen uit 2007. Bovendien wil Rotterdam de mogelijkheden benutten van nieuwe ontwikkelingen. In de tenderaanvraag schrijft Rotterdam dat de huidige website niet meer voldoet aan de wensen, mogelijkheden en behoeften van deze tijd. ‘Er zijn veel meer mogelijkheden in formats, stylesheets, systemen en functionaliteiten. Mogelijkheden waarmee we de site op het gebied van informatieverstrekking en dienstverlening zouden kunnen optimaliseren, maar die we op dit moment niet kunnen benutten. Maar ook innovatie op het gebied van vertalen van de website (translate), sociale media en zoekmogelijkheden vragen om zowel een nieuw systeem als een andere vormgeving.’

Met een nieuwe website en content managementsysteem(CMS) wil Rotterdam verschillende ambities invullen:

• Verbeterde digitale communicatie en dienstverlening;
• Informatie goed vindbaar;
• Content ingericht op zoekgedrag en informatiebehoefte;
• Gebruiksvriendelijke interface;
• Betrouwbaar en compliant platform als product van een betrouwbare overheid.

De gemeente Rotterdam startte in het voorjaar van 2016 met de aanbesteding voor de nieuwe gemeentelijke website. In totaal meldden dertien bedrijven zich als geïnteresseerden voor de opdracht. In de eerste ronde scoorde Bright Answers al het hoogste aantal punten. Na de eerste ronde bleven er vijf bedrijven over. Twee bedrijven trokken zich terug uit de race omdat ze geen PoC konden of wilden leveren. In de tweede ronde ging het daarom tussen twee grote internationale bedrijven en Bright Answers. Zij moesten zich vervolgens bewijzen met een PoC, een presentatie, een implementatieplan en technisch ontwerp. De gemeente Rotterdam schakelde burgerpanels met ieder 2.500 testers in om de klikpaden van de PoC’s van iedere inschrijver te beoordelen. Redacteuren en functioneel beheerders beoordeelden de PoC’s op gebruiksvriendelijkheid, reproduceerbaarheid, beheer- en zoekmogelijkheden.

In september 2016 mocht Bright Answers’ directeur Peter Riemens de champagne voor zijn team ontkurken: ‘Na de eerste ronde merkten we al dat we een goede kans maakten op deze geweldige opdracht. De opdracht is ons op het lijf geschreven. Rotterdam heeft namelijk ambities met de website en het CMS, die we voor veel klanten al hebben waargemaakt. Wij begrijpen de behoeften en ambities en hebben een prachtig middel om de behoefte van Rotterdam in te vullen: een uiterst gebruiksvriendelijk CMS van Roxen in combinatie met ons AppBuilder-platform. Wij zijn de enige vendor in de Benelux van Roxen en kunnen volledig over de broncode beschikken. Daarmee hebben wij onze Appbuilder gebouwd. En die zetten we voor Rotterdam in. Het is veel meer dan een CMS. Het is ontzettend flexibel waardoor je er snel nieuwe toepassingen mee kunt maken en bestaande toepassingen kunt aanpassen. De aanbesteding bleef spannend tot het laatste moment. Toen ik in het gunningsbesluit las dat we glansrijk hadden gewonnen, was ik ontzettend trots! We zijn toch een jong bedrijf, maar deze opdracht voor Rotterdam is niet alleen een mooie mijlpaal; het bevestigt dat onze visie, tooling en team staan als een huis. En het is natuurlijk geweldig dat de gemeente Rotterdam een puur Rotterdams bedrijf heeft geselecteerd.’

Een belangrijk onderdeel van de aanbesteding voor de gemeentelijke website van Rotterdam was een PoC. Daarmee moesten de ingeschreven bedrijven alvast een idee geven van de nieuwe website die zij in gedachten hadden voor Rotterdam. De PoC is in de IT-wereld een gangbare methode om aan te tonen dat een voorstel van een leverancier voldoet aan de specificaties die in de aanbesteding zijn gesteld. Rotterdam wilde met de PoC de inschrijvingen van de drie overgebleven kandidaten aan de tand voelen.

Een burgerpanel van 2.500 inwoners moest de klikpaden van de PoC beoordelen op vormgeving, indeling, gebruiksgemak en deelbaarheid via social media. In de PoC stond het aanvragen van een parkeervergunning en het organiseren van een evenement centraal. Op vrijwel alle fronten scoorde de invulling van Bright Answers het beste.

Redacteuren en functioneel beheerders van de gemeente Rotterdam hebben het redactionele en functionele beheer van de PoC beoordeeld. Er is gelet op de mate waarin de PoC heeft voldaan aan: gebruiksvriendelijkheid (redactioneel en functioneel beheer), reproduceerbaarheid van de voorzijde, en beheer, zoeken in en schonen van de omgeving en de verkenner. De gemeente Rotterdam schrijft in haar gunningsbrief aan Bright Answers over de gebruiksvriendelijkheid: ‘Het volledige systeem oversteeg de verwachtingen. Met name het modulair opbouwen, eenvoudig aanpassen en beheren van content en het ‘what you see is what you get’ gevoel, stemden uitermate tevreden. De site is direct responsive en elke pagina is om te zetten in een app. Verder biedt de Appbuilder veel mogelijkheden om de site snel uit te breiden en te verbeteren en dat geldt als een absolute meerwaarde. Kortom: een uitstekend innovatief en intuïtief systeem. 

Over reproduceerbaarheid schrijft de gemeente: ‘Ook over de reproduceerbaarheid is de beoordelingscommissie uitermate tevreden. Sites en content zijn goed en eenvoudig te reproduceren en een meerwaarde is de omgang met de socialmediablokken.’

Rotterdam sluit af met: ‘De vertaling van de beschreven visie en het concept naar de uitvoering van een site in de PoC oversteeg de verwachtingen en geeft de beoordelingscommissie daarmee een toekomstbestendig gevoel.’

Een ander onderdeel van de gunningscriteria voor de gemeentelijke website was een plan van aanpak voor de implementatie. Daarover schrijft Rotterdam lovend in haar gunningsbrief: ‘Overall geeft de wijze waarop Bright Answers de organisatie van de gemeente aanvoelt veel vertrouwen. Bright Answers heeft aantoonbare ervaring met strikte security, kennis van overheidswebrichtlijnen en er is goed nagedacht over de plek die het testen in het project moet krijgen. Daarnaast is een goede en concrete SLA aangeleverd waar een uitstekende service uit blijkt.’ Rotterdam sluit dit onderdeel af met: ‘Een uitstekend verhaal dat zowel op papier als live een geruststellend zelfvertrouwen uitstraalt. Er is geen onleesbare brij aan informatie verstrekt, maar een duidelijk Rotterdams verhaal. Wanneer een CMS dat al 20 jaar bestaat en over de hele wereld wordt ingezet jouw applicatie (Appbuilder) gaat integreren, zegt dat genoeg over de kwaliteit en mentaliteit.’ Rotterdam doelt hier op de integratie van de Appbuilder in de nieuwe versie van Roxen-CMS waarmee deze als module wereldwijd zal worden meegeleverd aan Roxen-klanten.

Peter Riemens en zijn team hebben een klein feestje gevierd, maar zijn daarna gelijk gestart met de eerste sprint voor de nieuwe website. Riemens: ‘Natuurlijk wisten we dat we een mooi product hebben en een geweldig ontwikkelteam. Maar als je dat op papier van zo’n mooie opdrachtgever leest, ben je enerzijds trots maar weet je ook dat je aan de bak moet. We willen zo snel mogelijk de toegevoegde waarde leveren die Rotterdam nodig heeft in haar nieuwe website. Tijdens de aanbestedingsfase kon Rotterdam al ruiken aan ons idee. Nu maken we echt waar wat we hebben beloofd.’

Op de vraag of het werk voor Rotterdam een blauwdruk kan zijn voor andere gemeenten, antwoordt Riemens: ‘Elk webproject is uniek, ook voor een gemeente. De enige blauwdruk is onze Appbuilder en het CMS. Daarmee kun je misschien nog wel meer dan met andere CMS’en heel veel kanten op. Het is niet alleen een goed platform voor een website. Het stelt gemeenten in staat snel zaken te kunnen wijzigen en zelf nieuwe toepassingen (webapps) te ontwikkelen voor hun dienstverlening aan inwoners, ondernemers, organisaties en aan medewerkers. Je hebt namelijk geen enkele kennis van coderen of programmeren nodig. De Appbuilder werkt intuïtief en is heel gebruiksvriendelijk.’ Tegen gemeenten die plannen hebben voor een nieuwe website zegt Riemens: ‘Neem vooral contact met ons op. We komen graag langs om de mogelijkheden van ons AppBuilder-platform te demonstreren. Daarna doen we graag mee met volgende aanbestedingstrajecten.’